Om beter te kunnen sturen op tijd, geld en kwaliteit heeft Woonstichting De Key de inzet van kennis en capaciteit uit de markt opnieuw vormgegeven. Samen met een projectgroep van De Key ontwikkelden wij een multidisciplinaire pool van co-makers. Duurzaam onderhoud van ruim 33.000 verhuureenheden is nu doeltreffender en beter beheersbaar dan ooit te voren.
De uitdaging
Betaalbare huurwoningen bieden aan woonstarters in Amsterdam en jonge gezinnen in Zandvoort staat centraal in de visie van Woonstichting De Key. Vanuit deze visie stond De Key voor de uitdaging om de organisatie en de kosten van het onderhoud van ruim 33.000 verhuureenheden significant te optimaliseren. De versnippering van onderhoudswerk over een groot aantal aannemers en veel individuele projecten leidde tot grote werkdruk en vertragende processen. Veel werken werden te laat opgestart, waardoor zowel de logistieke als de financiële planning in de knel kwam.
De oplossing
Om tot een doelmatiger proces te komen hebben wij samen met De Key een multidisciplinair team co-makers ontwikkeld. De kern van de aanpak is continuïteit: zowel voor de aannemers als voor De Key. Door gestructureerde samenwerking met een cluster aannemers die hun kennis en capaciteit bundelen, hoeft niet steeds elke klus opnieuw in de markt gezet te worden. De Key kan nu een sterke regierol nemen omdat de verantwoording voor het voldoen aan doelstellingen van begin tot eind bij de aannemers ligt. Dit is voor alle partijen wat anders dan zorgen dat er aan minutieus uitgewerkte inkoopeisen en bestekken voldaan wordt.
De implementatie
Vanuit gesprekken met de inkoper en de manager onderhoud zijn we gestart met een interne groep om per discipline doelen en eisen te formuleren. Hieronder lag ook een veranderproces om de oude manier van werken los te laten. De volgende stap was om op basis hiervan een doeltreffende uitvraag te ontwikkelen. In deze fase stelden wij ook een shortlist samen van bedrijven die stabiel, solvabel en kwalitatief waren. In de hierop volgende aanbestedingsfase kwamen wij tot een top 4 bedrijven die geschikt leken. Deze zijn uitgenodigd om met elkaar en De Key de procesgang en de prijstelling in kaart te brengen. Ook hier moest een omslag gemaakt worden: met concurrenten samenwerken bleek voor sommige deelnemers echt lastig. De laatste fase was het opstellen en aangaan van het contract met elke co-maker.
Voordelen
Transparantie en gevalideerd vertrouwen leveren enorme tijdswinst op. De start van het onderhoudswerk is ver naar voren gehaald omdat aannemers projecten zelf moeten voorbereiden, plannen moeten maken en indienen. Bij de uitvoering moeten zij zelf steeds aantonen dat ze voldoen aan hun plannen. Er wordt dan ook intensief in teams samengewerkt aan het uitvoeren van de Plan-Do-Check-Act cyclus. Voordelen voor De Key:
- Grotere beheersbaarheid
- Betere financiële planning
- Hogere kwaliteit in duurzaam onderhoud
- Tijdwinst
- Lagere werkdruk
Kortom: De Key is effectiever geworden in het realiseren van haar visie. De komende jaren rollen we alle disciplines uit met het co-maker team. Van Dak en CV tot Schilderwerk en Vloeren.
