Woonstichting De Key beheert en ontwikkelt zo’n 37.000 verhuureenheden in Amsterdam, Diemen en Zandvoort. Door middel van een raamovereenkomst met drie toeleveranciers voert De Key doelgericht regie over vooraf gespecificeerde onderhoudsactiviteiten tegen vaste tarieven. De overeenkomst betreft een vijfjarencontract voor ca. 22.600 verhuureenheden en ca. 470.000 m2 dakoppervlak.
Risicobeheersing
De uitdaging in dak-onderhoud is het enerzijds beheersen van acute situaties en het anderzijds voorkomen daarvan met preventief onderhoud. Dit dan wel binnen de grenzen van rendabele exploitatie en het vereiste kwaliteitsniveau. Gezien de risico’s en het beslag dat het dak-onderhoud op de organisatie legde, wilde De Key de stap naar een regierol maken. VanderVeenConsult werd gevraagd dit te begeleiden. Het verzorgingsgebied werd, ook vanuit het oogpunt van risicospreiding, opgedeeld in drie delen. Om centraal aangestuurd met meerdere partijen tot één uniforme operatie te komen, was hechte samenwerking cruciaal in dit project.
“Door deze werkwijze ontstond voor De Key een goede onderhandelingspositie. Dit zorgde niet alleen voor het beste plan tegen de beste prijs, maar ook voor optimale inzet van expertise en capaciteit uit de markt.”
Tjerk van de Braak, Inkoper De Key
Opzet van co-makership
Na het vaststellen van de doelstelling en de scope heeft VanderVeenConsult samen met De Key een selectie van geschikte bedrijven gedaan. Een tweede selectieronde leverde op basis van prijs/kwaliteit de drie bedrijven op waarmee VanderVeenConsult als intermediair optrad en tot één plan van aanpak moest komen. Voor De Key leverde dit een sterke positie op omdat de expertise van de drie co-makers transparant ingezet werd. De vraagstelling was functioneel, waarbij er geen maatregelen maar oplossingen worden voorgeschreven. Dit vergroot de verantwoordelijkheid en betrokkenheid van elke co-maker doordat die zijn expertise kan inbrengen en de risico’s op verantwoorde wijze overneemt. Binnen vijf maanden zijn toen zowel de organisatie, de activiteiten als de processen voor correctief en preventief onderhoud in beeld gebracht en overeengekomen.
Functioneel Prijzenboek
De raamovereenkomst is ondergebracht in het Prijzenboek Functioneel Dakonderhoud 2016 – 2020 dat tevens de kaders en alle product- en de proceseisen omvant. Kleine lekkages, preventief onderhoud en schoonmaak zijn afgekocht. Grotere lekkages worden volgens vaste tarieven in het Prijzenboek afgehandeld. Grote projecten, zoals renovatie, gaan in concurrentie waarbij de co-maker ook wordt uitgenodigd om in te schrijven.
